Myndigheten – Affärssystem

Bakgrund

En stor myndighet använde sig av en utdaterad ekonomimodell. I samband med arbetet att normera den nya modellen med statens ekonomimodell valde man att också byta sitt lika utdaterade och i hög grad anpassade affärssystem.

Uppdraget

Uppdraget innebar att ta vid det redan påbörjade interna arbetet med att kravställa och upphandla det nya ekonomisystemet. Man valde tidigt att satsa på ett ekonomisystem levererat som tjänst. I uppdraget innefattades även att finslipa och förbereda implementation av den nya ekonomimodellen.

Myndigheten hade själva, vid flera tillfällen, försökt att utföra de förändringar som nu krävdes. Osäkerhet och viss brist på genomförandekraft hade dock förhindrat förändringsarbetet.  Därför kände man sig tvungna att söka extern kompetens.

Advinces uppdrag var ett delprojekt i ett större initiativ som även innefattade att byta ut ett centralt verksamhetssystem. Detta krävde ett intensivt informationsutbyte delprojekten emellan gällande datamodell och integrationsytor. Skisser på tilltänkta arbetssätt och relaterade informationsmängder ändrades flera gånger under projektets gång. En komplex integrationssituation kom av att myndighetens verksamhet väsentligen är projektrelaterad, och projektmodellen medförde att flera befintliga kringsystem bidrog med masterdata.

Resultat

Kravställning och upphandling genomfördes och lämnades över till implementering av interna resurser ett par veckor före tilltänkt tidplan. Ekonomisystemet används idag fullt ut.

Den interna projektledarens avslutande ord om Advince blev att ”Det var mycket trevligt att arbeta med Advinces kompetenta konsulter som skapade ett lugn och harmoni inom både projektet och den ekonomiadministration som främst kom att påverkas genom systemförändringarna.”