När bostadsutvecklingsföretaget Veidekke Bostad AB skulle uppgradera sitt ekonomisystem Agresso tog man hjälp av Advince – och fick en bättre uppgradering till ett bättre pris.
- Advinces projektledare kunde förklara våra behov på ett bra sätt för Agressos systemtekniker, vilket har gett oss ett system som stöder vår verksamhet på ett bra sätt, säger Carolina Jonsson, redovisningsekonom på Vediekke Bostad AB.
- Advinces projektledare kan både teknik och ekonomi och kunde därför förklara vilka behov vi på ekonomiavdelningen har. Det är den stora vinsten med en extern konsult, förklarar Carolina Jonsson och kollegan Karin Lagerström fyller i:
- Det är väl egentligen ganska sällan en ekonom på ett företag talar samma språk som en systemtekniker hos en leverantör. Det kan leda till många förvecklingar och problem med tidskrävande insatser som resultat. Det slapp vi tack vare Advince.
Uppgraderingen av det befintliga ekonomisystemet, med bland annat möjligheten att scanna in fakturor till e-fakturor, inleddes sommaren 2007. Advinces projektledare kallades in för att sköta upphandlingen av scanningsystem, samt för att leda projektgruppen för uppgraderingen på tio personer. Det blev snabbt mycket att göra. Agresso Sverige behövde ta hjälp av Agresso Danmark för att klara av Veidekke Bostad AB:s specifika behov av uppgraderingar.
När projektet avslutades hösten 2009 blev det diskussion om fakturans storlek till följd av en del extraarbete från Agresso i Danmark.
- Då gick Advinces projektledare in och förhandlade för oss. Han fick ned fakturans belopp, vilket vi hade haft svårt att klara på egen hand. Han satt inne med kunskap om hur konsultbranschen fungerar, som vi inte har, förklarar Carolina Jonsson.
Kollegan Karin Lagerström fyller i:
- Den stora nyttan vi hade av Advinces projektledare var att han snabbt definierade ekonomiavdelningens behov, förklarade dessa för leverantören Agresso, såg till att implementeringen fungerade och förhandlade ned priset på genomförandet.
- Det var en välbehövlig kompetens, och avlastning, som gjorde att vi på ekonomiavdelningen kunde fortsätta att fokusera på det löpande arbetat med bland annat fakturering, leverantörsbetalningar och månadsbokslut. Det är oerhört mycket värt i ett företag som vårt, som är relativt litet och har svårt att avsätta en egen resurs för att sköta uppgraderingen av ett ekonomisystem.
Karin Lagerströms och Carolina Jonssons råd till andra företag i liknande situation är följande:
- Ta in en extern konsult vid uppgraderingar, för att slippa avsätta en egen resurs som sedan måste jobba ifatt det hon eller han inte hinner under uppgraderingen. En uppgradering kan ta mycket längre tid än planerat.