Fastighetsföretaget

Bakgrund

Fastighetsbolaget grundades för ungefär 15 år sedan och har sedan dess snabbt expanderat. Stora förvärv har gjorts, bland annat av hyresfastigheter, vilka har ett betydande behov av renovering.

En inköpschef rekryterades 2015. Då lades också en plan för att ta fram ett standardsortiment vad gäller inköp av material och tjänster för fastighetsförvaltning och lägenhetsrenovering. Vidare ville man förenkla de processer som fanns för operativt inköp och komma bort från en tungrodd och reaktiv avropsprocess. Ett extra fokus lades på digitalisering.

Fastighetsbolaget ville också fokusera på att öka andelen e-handel för inköp av material men även tjänster.

Uppdraget

Uppdraget gick ut på att ta fram en effektiv process för operativt inköp som stöttar full e-handel.

För att öka effektiviteten i hela den operativa inköpsprocessen, från avrop till betalning av faktura (”PtP”) fokuserades på att såväl digitalisera hela flödet som automatisera en så stor del av den som möjligt.

Advince genomförde följande aktiviteter:

Steg 1

  • Kartläggning av dagens arbetssätt och processer gällande inköpsrelaterade arbetsuppgifter
  • Kartläggning av företagets system för att upprätta en systemkarta
  • Framtagning av proaktiv process för operativt inköp

Steg 2

  • Projektledning avuppdraget att sätta upp en systemmiljö
  • Revidering av attestordning
  • Uppsättning av leverantörer för full e-handel
  • Förslag på ytterligare åtgärder inom fastighetsförvaltningen för att öka effektiviteten och minska administrationen

Efter kartläggning och insamlande av kommentarer från organisationen genomfördes workshops där organisationen fick ge sin syn på de alternativa förslag som jobbats fram.

Parallellt genomfördes möten med de leverantörer som valts ut för test av e-handel. Två leverantörer valdes ut för att testa den tekniska uppsättningen och integrationen.

Resultat

På fyra månader fick kunden en proaktiv och effektiv process för operativt inköp med fullt stöd för e-handel. Fastighetsskötarna kan lägga beställning direkt i sin dator eller annan mobil enhet. Rätt konterad skickas den till förattest och om beställning görs före klockan 16:00 levereras materialet nästa dag.

Fakturan godkänns automatiskt om godsmottag gjorts, attest är utförd och pris stämmer med avtalad prislista och beställning.